¿Cómo organizar tus backups periódicos?

Hoy 31 de marzo se celebra el World Backup Day, una fecha que se instauró el año pasado para concienciar a los usuarios de la necesidad de realizar copias de seguridad para salvaguardar sus datos y minimicen el impacto de algún incidente que requiera restaurar el sistema. En Bitelia, estamos dedicando la jornada de hoy a “festejar” este día en una serie de notas que puedan servir de ayuda a nuestros lectores a la hora de aplicar medidas que permitan salvaguardar sus datos o recuperarlos en caso de pérdida.

Coincidiendo con el World Backup Day del año pasado, dedicamos una nota a revisar las preguntas y dudas que podían surgir a la hora de plantearnos una rutina para salvaguardar nuestros datos personales y, como continuación, vamos a intentar darle una orientación algo más práctica para que podamos plantearnos nuestra propia rutina de backup y mantengamos siempre a salvo nuestros datos.

Paso 1: ¿Qué tipo de backup vamos a hacer?

Esta cuestión es muy importante puesto que condiciona el espacio de almacenamiento que vamos a necesitar para salvar nuestros datos y, claro está, también determinará la rutina a seguir y la configuración de la aplicación que usemos para realizar las copias de seguridad.

Fundamentalmente, existen tres tipos de copias de seguridad:

• Copia de seguridad completa, es decir, una copia de seguridad en la que copiamos todos los archivos al contenedor de destino independientemente de si éstos han cambiado o no desde la última copia de seguridad que realizamos. Si cada vez que realizamos un backup copiamos todo el contenido desde el origen, la recuperación será muy rápida, pero tardaremos más tiempo en hacerla y si almacenamos varias versiones, necesitaremos mucho más espacio para almacenar nuestras copias.
• Copia de seguridad incremental, una copia de seguridad en la que primero realizamos una copia completa y, posteriormente, se van almacenando las modificaciones de archivos con respecto a la primera de las copias. A la hora de una restauración, tendremos que rescatar la copia completa y superponer todas las copias incrementales posteriores para poder restaurar todos nuestros archivos. Dado que existe el riesgo de que la copia se pueda corromper, de vez en cuando es recomendable realizar una copia completa y, sobre ésta, continuar las copias incrementales (por ejemplo una copia completa cada 5 copias incrementales que se realicen), ya sea en ubicaciones separadas o, simplemente, sobreescribiendo las modificaciones sobre la copia base.
• Copia de seguridad diferencial, en este caso se realiza una copia de seguridad de los cambios realizados desde el último backup completo que hicimos. Aunque pueda parecerse a la copia incremental, las copias se realizan con respecto a la última copia completa y no a la copia anterior, por tanto, si realizamos 3 copias diferenciales por cada copia completa, la segunda copia diferencial contendrá nuevos archivos además de los que se realizaron en la copia 1 y, por tanto, la copia número 3 contendrá los nuevos archivos y los que se grabaron en la copia 2 y, por tanto, en la primera (siendo necesario más espacio para guardar datos redundantes).

Dependiendo del espacio con el que contemos, el soporte en el que vamos a realizar la copia y el tipo de rotación que queramos aplicar a nuestros datos, nos decantaremos por un tipo de backup o por otro, siendo los más populares las copias completas e incrementales.

Paso 2: ¿Cuál será el destino de nuestro backup?

El destino de nuestra copia de seguridad es otro punto muy importante a decidir. No hay una regla fija y podemos hacer copias de seguridad a un disco duro externo, a otra unidad de disco interna, a una unidad de DVD o Bluray, a una unidad de red o a la nube.

Hace algunos años, cuando no manejábamos tanto volumen de información, los CDs y DVDs eran muy populares y los usuarios solíamos almacenar discos con los archivos importantes que grabábamos una vez al mes. Si no manejas mucha información o, por ejemplo, quieres diversificar los formatos para maximizar la tolerancia a fallos (los backups pueden fallar); grabar un disco una vez al mes podría ser algo a apuntar en nuestra agenda aunque, aplicando las normas básicas de seguridad, la copia sería recomendable almacenarla en un lugar separado físicamente de la ubicación de nuestro equipo.

Si manejamos gran cantidad de información, teniendo en cuenta que el coste del almacenamiento ha bajado, usar una segunda unidad de disco duro (ya sea interna o externa) es una muy buena opción o, incluso, un espacio en red (en un NAS) o usar algún servicio en la nube como Dropbox o Box. Pero si realmente queremos proteger nuestros datos, combinar varios sistemas como destino puede aumentar la tolerancia a fallos (almacenando varias copias en varios sitios distintos).

Paso 3: ¿Versionar o sobrescribir?

Esta es una de las grandes preguntas que todos nos hacemos cuando programamos nuestras copias de seguridad porque, lógicamente, la respuesta condiciona la cantidad de espacio que vamos a necesitar.

¿Qué significa versionar nuestras copias de seguridad? En el caso que realicemos copias completas, versionar nuestros backups significa que cada copia que hagamos se va a almacenar en paralelo a las existentes, es decir, en una carpeta distinta. De esta manera, si revisamos nuestra biblioteca de backups, encontraremos todas las copias realizadas y podremos restaurar el sistema en base a estas fotos (aunque lo normal que es necesitemos la última que hemos sacado).

Sin embargo, si decidimos mantener únicamente la última copia realizada, entonces no será necesario versionar, siempre escribiremos sobre la misma ubicación y solamente necesitaremos, como mínimo, el espacio ocupado actualmente por los archivos a salvaguardar.

¿Entonces qué hacemos? Si nos sobra el espacio de almacenamiento y hemos optado por realizar copias completas cada vez que realizamos un backup, podríamos quedarnos con las 2 últimas copias y, de esta manera, siempre tendremos las 2 últimas fotos de nuestros archivos y, por tanto, estaremos almacenando dos versiones. Si no nos sobra el espacio, quizás deberíamos apostar por las copias incrementales y, por ejemplo, renovar la copia completa de base por cada 3 incrementales que realicemos.

Paso 4: Localiza los archivos importantes

Una vez hemos hecho los preparativos previos toca “entrar en faena” y comenzar a seleccionar los archivos que vamos a salvaguardar. ¿Qué archivos son importantes? Esta pregunta no tiene una respuesta fija y depende de cada usuario pero la lógica suele decir que los correos electrónicos (el PST de Microsoft Outlook o el Local Folders de Thunderbird), los documentos personales, las fotos y la música suelen entrar dentro de esta categoría.

Lo que sí que podemos aplicar de manera horizontal es la optimización de nuestro sistema para ubicar en un único lugar, por ejemplo, una carpeta concreta, toda la información personal del usuario. Por ejemplo, en Windows es posible apuntar “Mis Documentos” a una carpeta seleccionada por el usuario y también es posible configurar la ubicación del perfil del usuario en Thunderbird, por lo que si concentramos en unas pocas ubicaciones todos los datos importantes, será mucho más sencillo configurar el backup.

Paso 5: Mejor una aplicación que hacerlo a mano y programar mejor que recordar

¿Cómo vamos a hacer las copias de seguridad? ¿Configuramos una alarma en nuestra agenda? ¿Una señal en nuestro calendario? Si somos gente muy metódica, un simple recordatorio podría valernos pero si somos olvidadizos, lo más recomendable es automatizar esta tarea y utilizar alguna aplicación.

Existen muchas aplicaciones para hacer copias de seguridad y, en mi caso, una de las que más me gustan para sistemas Windows es Cobian Backup que permite, precisamente, programar rutinas de backup de manera periódica y, de una sola vez, seleccionar las carpetas origen, la ubicación destino y la periodicidad con las que vamos a hacer las copias.

¿Y cuál es la periodicidad ideal? Es una buena pregunta y dependerá del grado de modificación que tengan nuestros archivos. Personalmente, creo que una semana es lo mínimo que deberíamos programar sea cual sea el tipo de backup que vayamos a realizar. Si, por el contrario, utilizamos nuestro equipo de manera profesional y queremos tener siempre nuestro backup al día, quizás podría ser interesante plantearnos un sistema de copias incrementales en el que de lunes a viernes realicemos copias incrementales y, por ejemplo, los sábados o los domingos realicemos una copia completa (y para mayor seguridad almacenemos siempre la anterior copia completa).

Paso 6: Comprueba de vez en cuando que los backups se realizan correctamente

Si hemos llegado hasta aquí, estamos preparados para encarar un desastre, un ataque de malware, una pérdida de datos o el robo de nuestro equipo portátil pero, quizás, cuando surja la necesidad de utilizar un backup éste no funcione y nos encontremos sin posibilidad de recuperar nuestros datos.

Precisamente, porque los datos se pueden corromper o porque hayamos olvidado incluir alguna carpeta dentro de las que se deben copiar, es muy recomendable revisar, de vez en cuando, las copias que realizamos para ver que las copias se realizan adecuadamente, los archivos funcionan y, por tanto, es posible la restauración de los mismos.

Dedicar unos minutos a configurar nuestros backups debemos tomarlo como una inversión y no como un gasto de tiempo puesto que, gracias a pautas como ésta, podemos ahorrarnos más de un disgusto y evitaremos perder datos que son difíciles de reemplazar (como las fotos de nuestros viajes o de momentos especiales con nuestra familia y amigos).