7 consejos para una mejor gestión del correo electrónico

Constantemente veo y escucho a personas quejarse por la gran cantidad de mensajes que tienen pendientes por leer en las bandejas de entrada de sus cuentas de correo electrónico, y admito que personalmente también sufrí esta pesadilla por mucho tiempo, pero con un poco de orden y estableciendo una sana rutina logré llevar el conteo de mensajes por leer a cero y mantenerlo a raya desde entonces.

No se necesita ser un “gurú” de la productividad, tampoco necesitas instalar un complemento en el navegador. Las herramientas para gestionar de manera eficiente tu bandeja de correo electrónico ya las tienes en tus manos, solo debes saber usarlas adecuadamente y dedicar algunos minutos un par de veces al día para lograr el objetivo.

• El primer paso para acabar con los contadores de mensajes no leídos es, aunque suene obvio, leer esos mensajes. Dedica 10 o 20 minutos cada mañana mientras disfrutas de una taza de café y otros 15 minutos después del almuerzo para leer -y responder en caso de ser necesario- esos mensajes que tienes pendientes. Comienza por los más antiguos e importantes y descarta aquellos que, con simplemente leer el asunto, sabes que no tienen mayor importancia, cómo por ejemplo, un newsletter muy antiguo o un recordatorio de un evento que ya sucedió.
  
• Si aquellos minutos diarios no son suficientes y tienes acceso a tu correo electrónico desde un dispositivo móvil, aprovecha esos “tiempos muertos” en el transporte público camino al trabajo o de vuelta a casa para descontar otros tantos. Esos 2 o 3 correos extra que puedas leer cada día, se convertirán en un número importante al final de la semana.
  
• Con las capacidades de almacenamiento “infinitas” que ofrecen la mayoría de servicios de correo electrónico actual, borrar mensajes resulta inútil y una verdadera perdida de tiempo. En lugar de eliminar, ¡organiza!, utiliza etiquetas, categorías, banderas o estrellas… lo que para ti sea más cómodo. En caso de que no tengas tiempo suficiente para dedicarte a organizar todos los mensajes, igualmente mantén tus mensajes leídos en la bandeja y usa el buscador interno para localizar rápidamente uno particular. Servicios como Gmail y Hotmail -ahora outlook.com- que son los más populares, facilitan esta tarea.
  
• Particularmente los números en negrita encerrados entre paréntesis junto a la palabra “recibidos” tienden a molestarme un poco, sobre todo cuando ese número es mayor a 10, por lo que trato de no permitir que los mensajes superen ese límite. Establece un límite propio con el que te sientas cómodo y mantén a raya los mensajes no leídos.
  
• Muchas veces me han preguntado por qué me preocupo por gestionar la carpeta de SPAM y borrar los mensajes basura varias veces al día. La respuesta es simple, solo me toma 20 segundos cada vez que lo hago y me ha salvado de perder algunos clientes. Por alguna razón que desconozco, correos importantes para mi han terminado en la carpeta de SPAM, de no haber sido por este -extraño- habito jamás los hubiese leído. Una vez que te acostumbras a “buscar en la basura”, resulta muy fácil descartar el correo no deseado con solo un vistazo y asegurarte de que no se fue algo importante por allí.
  
• Algunos asuntos pueden resolverse rápidamente y de forma más eficiente utilizando medios alternativos al correo electrónico, como, por ejemplo, una llamada telefónica, una nota de voz o un simple mensaje en Whatsapp. Antes de redactar un email detente un par de segundos y pregúntate, ¿realmente necesito un correo para esto?. Si la respuesta es no, ya estarás ahorrando segundos -o tal vez minutos- valiosos.
  
• Finalmente, y aunque no sea una tarea sencilla para todos, pide de manera educada a esas personas que te agregan a cadenas de mensajes molestos, que dejen de copiar tu dirección en su “lista de favoritos”. Personalmente me he ganado el disgusto de un par de amigos, pero funcionó y ya no tengo cadenas haciéndome creer que soy heredero de la fortuna de Bill Gates.